Steuerkanzleien & Buchhaltungsbüros

Mandantendaten auf fremden Servern? Das muss nicht sein.

Ich richte deine Kanzlei-IT so ein, dass Mandantendaten dort bleiben, wo sie hingehören – in deiner Kanzlei. Vor Ort, DSGVO-konform, ohne monatliche Abo-Kosten.

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Kennst du das?

Typische Herausforderungen

Mandanten fragen nach der DSGVO – und du hast keine gute Antwort.

Deine Kanzleidaten liegen bei Microsoft oder Google. Auf Servern in den USA oder Irland. Wenn ein Mandant fragt, wo seine Steuerdaten gespeichert werden, wird es unangenehm.

Die Cloud-Kosten steigen jedes Jahr – und du kannst nichts dagegen tun.

Microsoft 365, DATEV-Cloud, Dokumenten-Cloud: Jeder Dienst kostet pro Mitarbeiter pro Monat. Bei 10 Mitarbeitern kommen schnell 500 € und mehr zusammen. Jeden Monat. Ohne Ende.

Dokumente liegen überall verstreut.

Mandantenunterlagen auf dem Desktop, in der Cloud, im E-Mail-Postfach, auf dem USB-Stick. Wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt, fehlen plötzlich wichtige Dateien.

Du bist abhängig von Anbietern, die du nicht kontrollieren kannst.

Microsoft ändert die Preise? Du zahlst. Google ändert die Nutzungsbedingungen? Du akzeptierst. Der Cloud-Dienst hat eine Störung? Du wartest.

Was du bekommst

Deine IT – auf deiner eigenen Hardware

Stell dir vor: Alle Mandantendaten, Dokumente und Kommunikation laufen über einen kompakten, leisen Server direkt in deiner Kanzlei. Kein Umweg über fremde Rechenzentren. Kein monatliches Abo.

Zentrale Dokumentenablage

Alle Mitarbeiter greifen auf dieselbe, strukturierte Ablage zu. Von jedem Gerät, auch von unterwegs. Sicher verschlüsselt.

(Technisch: Nextcloud)

Digitales Postfach mit automatischer Erkennung

Eingehende Belege werden gescannt, automatisch erkannt und durchsuchbar abgelegt. Kein manuelles Sortieren mehr.

(Technisch: Paperless-ngx)

Sichere Passwörter für das ganze Team

Ein gemeinsamer Passwort-Tresor, auf den nur dein Team Zugriff hat. Keine Post-its am Monitor, keine Passwort-Listen in Excel.

(Technisch: Vaultwarden)

Verschlüsselter Fernzugriff

Sichere Verbindung von zu Hause oder unterwegs. Als wärst du im Büro.

(Technisch: WireGuard VPN)

Beispiel-Szenario

So sieht das in der Praxis aus

Das folgende Szenario ist ein realistisches Beispiel. Namen und Details wurden anonymisiert.

Steuerkanzlei in Idstein

8 Mitarbeiter

1 Ausgangslage

Eine Steuerkanzlei in Idstein mit 8 Mitarbeitern nutzte Microsoft 365 Business und verschiedene Cloud-Dienste. Monatliche Kosten: ca. 110 € für Lizenzen und Speicherplatz. Die Kanzlei hatte zudem Bedenken, weil ein Mandant aus dem medizinischen Bereich explizit nach dem Speicherort seiner Daten fragte.

2 Umstellung

Installation eines kompakten NAS-Systems (Netzwerkspeicher) direkt in der Kanzlei. Einrichtung einer eigenen Cloud-Lösung für Dateien, eines digitalen Dokumentenarchivs und eines Team-Passwortmanagers. Schulung aller Mitarbeiter an einem Nachmittag.

3 Ergebnis

Alle Mandantendaten liegen nachweislich in der Kanzlei – DSGVO-Dokumentation inklusive
Monatliche Cloud-Kosten: 0 €
Digitales Dokumentenarchiv spart ca. 4 Stunden pro Woche beim Suchen und Ablegen
Die Mandanten-Anfrage zur DSGVO kann jetzt mit einem Satz beantwortet werden

Kostenvergleich

Cloud-Abo vs. eigene Hardware

Cloud-Lösung

8 Mitarbeiter × Microsoft 365 Business Basic 48 €/Monat
Dokumenten-Cloud und Zusatzspeicher 30 €/Monat
Passwortmanager (z. B. 1Password Teams) 32 €/Monat

Monatlich ca. 110 €

Pro Jahr 1.320 €

In 3 Jahren 3.960 €

Und danach zahlst du weiter. Jeden Monat. Für immer.

Self-Hosting

Hardware (NAS oder Mini-PC) ca. 600–1.200 € (einmalig)
Einrichtung & Schulung individuell
Laufende Kosten Strom ca. 5–10 €/Monat
Software kostenlos (Open Source)

Amortisation

Nach ca. 18–24 Monaten

Danach: keine laufenden Lizenzkosten mehr.

FAQ

Häufige Fragen

Ist das nicht unsicher, wenn der Server bei mir in der Kanzlei steht?

Nein – im Gegenteil. Dein Server steht hinter deiner Firewall, in deinem verschlossenen Büro. Nur du und dein Team haben Zugriff. Ich richte dein System so ein, dass es durch Verschlüsselung, automatische Updates und einen sicheren Fernzugriff (VPN) geschützt ist.

Was passiert, wenn die Hardware kaputt geht?

Dafür richte ich automatische Backups ein. Deine Daten werden regelmäßig gesichert – auf Wunsch auch verschlüsselt an einem zweiten Standort. Wenn eine Festplatte ausfällt, sorgt die eingebaute Redundanz (RAID-System) dafür, dass keine Daten verloren gehen.

Brauche ich dafür IT-Kenntnisse?

Nein. Ich richte alles schlüsselfertig ein und schule dein Team. Die tägliche Nutzung ist so einfach wie bei Dropbox oder Google Drive. Um die Technik dahinter kümmerst du dich nicht.

Können meine Mitarbeiter auch von zu Hause auf die Daten zugreifen?

Ja. Über einen verschlüsselten VPN-Zugang erreichst du alle Dateien sicher von überall – genau wie im Büro. Es gibt auch Apps für Smartphone und Tablet.

Lass uns in 15 Minuten klären, ob Self-Hosting für deine Kanzlei Sinn ergibt.

Ruf mich an oder schreib mir – ich berate dich unverbindlich und ohne Verkaufsdruck. Wenn Self-Hosting für deine Situation nicht passt, sage ich dir das ehrlich.