Arzt- und Zahnarztpraxen

Patientendaten in der Cloud? Dein Datenschutzbeauftragter sieht das kritisch.

Ich richte eine eigene IT-Infrastruktur in deiner Praxis ein – damit Patientendaten dort bleiben, wo sie hingehören. Bei dir. Nicht bei Google oder Microsoft.

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Kennst du das?

Typische Herausforderungen

Patientendaten liegen auf fremden Servern – und du hoffst, dass niemand fragt.

Cloud-Dienste für Terminplanung, Dokumente, Kommunikation: Alles bequem. Aber wo liegen die Daten wirklich? Und hält das einer Prüfung durch die KV oder den Landesdatenschutzbeauftragten stand?

Dein Team teilt Passwörter per Zettel oder WhatsApp.

Der Zugang zur Praxissoftware, zum Labor-Portal, zum Bestellsystem: Überall andere Zugangsdaten. Die Lösung? Steht auf einem Post-it am Monitor. In einer Praxis, in der Patienten ein- und ausgehen.

Interne Fotos und Befunde liegen auf privaten Handys.

Wundfotos, Röntgenbilder, Behandlungsdokumentationen – schnell mal mit dem Privathandy fotografiert. Aus Datenschutzsicht ein Problem. Aus Praxissicht alltäglich.

Die IT-Kosten steigen, aber du weißt nicht wofür.

Office 365, Cloud-Speicher, Videokonferenz-Tools: Jeden Monat mehrere kleine Rechnungen. In Summe: mehrere hundert Euro pro Jahr – ohne dass du einen echten Überblick hast.

Was du bekommst

Deine IT – auf deiner eigenen Hardware

Ein eigener Server in deiner Praxis. Kompakt, leise, sicher. Darauf läuft alles, was dein Praxisteam im Alltag braucht – ohne Umweg über fremde Rechenzentren.

Sichere Dokumentenablage für die ganze Praxis

Befunde, Formulare, interne Dokumente: alles an einem Ort, verschlüsselt, von jedem Arbeitsplatz erreichbar.

(Technisch: Nextcloud)

Praxis-eigene Fotoablage

Behandlungsfotos landen direkt in einem geschützten Archiv. Nicht auf dem Privathandy, nicht bei Google Fotos.

(Technisch: Immich)

Sichere Passwörter für alle Mitarbeiter

Ein verschlüsselter Tresor für alle Praxis-Zugänge. Jeder Mitarbeiter sieht nur das, was er braucht. Keine Post-its, keine Excel-Listen.

(Technisch: Vaultwarden)

Verschlüsselter Fernzugriff

Falls du von zu Hause auf Praxisunterlagen zugreifen musst: sicher, verschlüsselt, so als wärst du vor Ort.

(Technisch: WireGuard VPN)

Beispiel-Szenario

So sieht das in der Praxis aus

Das folgende Szenario ist ein realistisches Beispiel. Namen und Details wurden anonymisiert.

Zahnarztpraxis in Bad Schwalbach

6 Mitarbeiter

1 Ausgangslage

Eine Zahnarztpraxis in Bad Schwalbach mit 6 Mitarbeitern. Das Team nutzte Google Drive für den Dokumentenaustausch und WhatsApp für die interne Kommunikation. Bei einer internen Datenschutz-Prüfung fiel auf: Patientenbezogene Dokumente lagen auf US-Servern.

2 Umstellung

Installation eines Mini-PCs als Server direkt in der Praxis. Einrichtung einer eigenen Cloud für Dateien und einer sicheren Fotoablage. Schulung des Praxisteams (inkl. der MFA). Dauer: ein Nachmittag.

3 Ergebnis

Alle praxisbezogenen Daten liegen nachweislich lokal
Datenschutz-Dokumentation jederzeit vorzeigbar
Behandlungsfotos werden über eine App hochgeladen – ohne Umweg über das Privathandy
Kein Google Drive, kein WhatsApp mehr im Praxisalltag

Kostenvergleich

Cloud-Abo vs. eigene Hardware

Cloud-Lösung

Microsoft 365 / Google Workspace (6 Nutzer) 36 €/Monat
Cloud-Speicher für Fotos und Dokumente 20 €/Monat
Passwortmanager (6 Nutzer) 24 €/Monat

Monatlich ca. 80 €

Pro Jahr 960 €

In 3 Jahren 2.880 €

Und danach zahlst du weiter. Jeden Monat. Für immer.

Self-Hosting

Hardware (NAS oder Mini-PC) ca. 500–1.000 € (einmalig)
Einrichtung & Schulung individuell
Laufende Kosten Strom ca. 5–8 €/Monat
Software kostenlos (Open Source)

Amortisation

Nach ca. 12–18 Monaten

Danach: keine laufenden Lizenzkosten mehr.

FAQ

Häufige Fragen

Ist das für eine Arztpraxis datenschutzrechtlich sicher?

Ja. Alle Daten bleiben auf deinem eigenen Server in deiner Praxis. Es gibt keinen Datentransfer zu externen Cloud-Anbietern. Das ist die datenschutzrechtlich sicherste Lösung.

Was passiert bei einem Hardwareausfall?

Ich richte automatische Backups ein, die regelmäßig und verschlüsselt gesichert werden. Bei einem Ausfall ist ein neues System innerhalb weniger Stunden einsatzbereit – mit allen Daten.

Können meine MFA auch Fotos hochladen?

Ja. Über eine App auf dem Smartphone können Behandlungsfotos direkt in die sichere Ablage hochgeladen werden – ohne dass die Fotos auf dem Privathandy landen.

Wie aufwändig ist die Umstellung?

Die Einrichtung dauert in der Regel einen Nachmittag. Ich schule dein Team vor Ort. Die Nutzung ist so einfach wie bei Google Drive oder Dropbox.

Lass uns in 15 Minuten klären, wie deine Praxis-IT datenschutzkonform wird.

Ich komme zu dir in die Praxis, schaue mir die Situation an und sage dir ehrlich, ob Self-Hosting für dich passt – oder nicht.