Rechtsanwaltskanzleien & Notariate

Mandantenakten in der Cloud? Für eine Kanzlei ist das ein Risiko.

Ich richte deine Kanzlei-IT so ein, dass vertrauliche Mandantendaten ausschließlich auf deinen eigenen Systemen liegen. DSGVO-konform, anwaltsgeheimnis-konform, ohne laufende Abo-Kosten.

Kostenlose Erstberatung vereinbaren

Kennst du das?

Typische Herausforderungen

Mandantenakten liegen bei Microsoft oder Google – und das Anwaltsgeheimnis steht auf dem Spiel.

Cloud-Dienste sind bequem. Aber wenn vertrauliche Schriftsätze, Verträge und Mandantenkorrespondenz auf US-Servern liegen, wird es berufsrechtlich heikel. Das anwaltliche Berufsgeheimnis (§ 43a BRAO, § 203 StGB) gilt auch in der digitalen Welt.

Dokumente werden per E-Mail hin- und hergeschickt – ohne Verschlüsselung.

Vertragsentwürfe, Vollmachten, Schriftsätze: Alles geht als E-Mail-Anhang raus. Unverschlüsselt. Über Server, die du nicht kontrollierst.

Dein Team nutzt private Cloud-Dienste und Messenger für Kanzleiarbeit.

Schnell mal eine Akte per WhatsApp weiterleiten, einen Vertrag über Dropbox teilen: Im Alltag passiert das ständig. Aber es verstößt gegen so ziemlich jede Datenschutzregel, die für Anwälte gilt.

Die Kanzlei ist abhängig von externen Diensten – ohne Plan B.

Wenn Microsoft eine Störung hat, steht die Kanzlei still. Wenn Preise steigen, zahlst du. Wenn sich Nutzungsbedingungen ändern, hast du keine Wahl.

Was du bekommst

Deine IT – auf deiner eigenen Hardware

Ein eigener, verschlüsselter Server in deiner Kanzlei. Darauf laufen alle digitalen Werkzeuge, die du brauchst – unter deiner vollen Kontrolle.

Verschlüsselte Dokumentenablage

Mandantenakten, Verträge, Korrespondenz: alles an einem Ort, verschlüsselt, nur für berechtigte Mitarbeiter zugänglich. Dateien lassen sich sicher über verschlüsselte Links mit Mandanten teilen.

(Technisch: Nextcloud)

Digitales Aktenarchiv mit Volltextsuche

Eingehende Post wird gescannt und automatisch durchsuchbar gemacht. Eine Akte finden? Suchbegriff eingeben, fertig.

(Technisch: Paperless-ngx)

Sichere Passwörter für die Kanzlei

Zugänge zum beA, zu Gerichten, zu Mandantenportalen: alles in einem verschlüsselten Tresor. Keine Post-its, keine geteilten Passwortlisten.

(Technisch: Vaultwarden)

Sicherer Fernzugriff

Vom Homeoffice, vom Gericht, von unterwegs: verschlüsselte Verbindung zur Kanzlei.

(Technisch: WireGuard VPN)

Beispiel-Szenario

So sieht das in der Praxis aus

Das folgende Szenario ist ein realistisches Beispiel. Namen und Details wurden anonymisiert.

Rechtsanwaltskanzlei in Eltville

4 Anwälte + 3 Mitarbeiter

1 Ausgangslage

Eine Rechtsanwaltskanzlei in Eltville mit 4 Anwälten und 3 Mitarbeitern. Die Kanzlei nutzte Microsoft 365 und Dropbox. Bei einer Fortbildung zum Thema Datenschutz wurde dem Kanzleiinhaber klar: Mandantenakten auf US-Cloud-Servern – das verträgt sich nicht mit § 203 StGB und den berufsrechtlichen Pflichten.

2 Umstellung

Installation eines kompakten NAS in der Kanzlei. Einrichtung einer verschlüsselten Cloud-Ablage, eines digitalen Aktenarchivs und eines Passwortmanagers. Verschlüsselter Fernzugriff für die Anwälte, die regelmäßig aus dem Homeoffice arbeiten.

3 Ergebnis

Alle Mandantendaten liegen ausschließlich auf dem eigenen Server – dokumentierbar
Digitales Aktenarchiv: Suche nach alten Akten dauert Sekunden statt Minuten
Sicherer Fernzugriff ermöglicht echtes mobiles Arbeiten
Die Kanzlei kann bei Nachfragen zur DSGVO und zum Berufsgeheimnis souverän antworten

Kostenvergleich

Cloud-Abo vs. eigene Hardware

Cloud-Lösung

Microsoft 365 Business Standard (7 Nutzer) 87,50 €/Monat
Dropbox Business (7 Nutzer) 84 €/Monat
Passwortmanager (7 Nutzer) 28 €/Monat

Monatlich ca. 200 €

Pro Jahr 2.400 €

In 3 Jahren 7.200 €

Und danach zahlst du weiter. Jeden Monat. Für immer.

Self-Hosting

Hardware (NAS oder Mini-PC) ca. 800–1.500 € (einmalig)
Einrichtung & Schulung individuell
Laufende Kosten Strom ca. 5–10 €/Monat
Software kostenlos (Open Source)

Amortisation

Nach ca. 8–12 Monaten

Danach: keine laufenden Lizenzkosten mehr.

FAQ

Häufige Fragen

Ist Self-Hosting für eine Anwaltskanzlei berufsrechtlich unbedenklich?

Ja. Self-Hosting ist sogar die berufsrechtlich sicherste Lösung, da alle Mandantendaten ausschließlich auf deinen eigenen Systemen liegen. Das Anwaltsgeheimnis nach § 43a BRAO und § 203 StGB wird damit optimal geschützt.

Können wir Dokumente sicher mit Mandanten austauschen?

Ja. Über Nextcloud kannst du verschlüsselte Download-Links erstellen – mit Passwortschutz und Ablaufdatum. Deutlich sicherer als E-Mail-Anhänge.

Was passiert mit unseren bestehenden Daten bei Microsoft und Dropbox?

Ich migriere eure vorhandenen Daten auf das neue System. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten. Für euer Team ändert sich im Alltag wenig – nur der Speicherort ist ein anderer.

Brauche ich eine eigene IT-Abteilung dafür?

Nein. Ich richte alles ein und kann auch die laufende Wartung übernehmen. Die tägliche Nutzung ist für dein Team so einfach wie bei Dropbox oder Google Drive.

Lass uns in 15 Minuten klären, ob Self-Hosting für deine Kanzlei die richtige Lösung ist.

Ich verstehe die besonderen Anforderungen an die Vertraulichkeit in Kanzleien – und sage dir ehrlich, ob meine Lösung zu deiner Situation passt.