Handwerksbetriebe

Baustellenfotos auf 5 Handys, Aufträge im E-Mail-Chaos – da geht doch mehr.

Ich bringe Ordnung in die IT deines Handwerksbetriebs. Eine zentrale Ablage für Fotos, Dokumente und Aufträge – auf deiner eigenen Hardware, ohne Abo-Kosten.

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Kennst du das?

Typische Herausforderungen

Baustellenfotos liegen auf 5 verschiedenen Handys.

Jeder Mitarbeiter fotografiert mit seinem eigenen Smartphone. Die Bilder landen in privaten Fotogalerien, in WhatsApp-Gruppen oder nirgendwo. Wenn ein Mitarbeiter geht, sind die Fotos weg.

Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine – alles überall und nirgendwo.

Im E-Mail-Postfach, auf dem Schreibtisch, in der Ablage, auf dem Laptop. Wenn du einen bestimmten Lieferschein suchst, dauert das Minuten oder Stunden.

Passwörter werden geteilt – per WhatsApp oder Post-it.

Das WLAN-Passwort, der Zugang zum Online-Banking, das Login beim Großhändler: Alles wird irgendwie weitergegeben. Unsicher und chaotisch.

Du zahlst für Cloud-Dienste, die du kaum nutzt.

Office 365, Dropbox, Google Drive – irgendwann hat jemand ein Abo abgeschlossen. Ob es wirklich genutzt wird? Unklar. Aber die Rechnung kommt jeden Monat.

Was du bekommst

Deine IT – auf deiner eigenen Hardware

Ein kleines, leises Gerät in deinem Büro. Darauf läuft alles, was du brauchst. Keine IT-Abteilung nötig. Keine monatlichen Kosten.

Zentrale Fotoablage für alle Baustellen

Jeder Mitarbeiter lädt Baustellenfotos direkt vom Handy hoch. Automatisch sortiert nach Projekt, Datum und Standort. Nichts geht verloren, auch wenn jemand das Unternehmen verlässt.

(Technisch: Immich)

Alle Dokumente an einem Ort

Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne: alles digital, alles durchsuchbar, von überall erreichbar. Auch von der Baustelle aus.

(Technisch: Nextcloud + Paperless-ngx)

Sichere Passwörter fürs ganze Team

Ein geschützter Tresor für alle Firmenzugänge. Jeder Mitarbeiter sieht nur das, was er braucht.

(Technisch: Vaultwarden)

Team-Kommunikation ohne WhatsApp

Firmenchat für schnelle Absprachen. Auf euren eigenen Servern, nicht bei Meta.

(Technisch: Mattermost)

Beispiel-Szenario

So sieht das in der Praxis aus

Das folgende Szenario ist ein realistisches Beispiel. Namen und Details wurden anonymisiert.

SHK-Betrieb in Taunusstein

12 Mitarbeiter

1 Ausgangslage

Ein SHK-Betrieb (Sanitär, Heizung, Klima) in Taunusstein mit 12 Mitarbeitern. Baustellenfotos lagen auf den privaten Handys der Monteure. Ein Mitarbeiter kündigte – und mit ihm gingen hunderte Fotos von laufenden Projekten. Die Firma hatte keine Dokumentation mehr für zwei Baustellen.

2 Umstellung

Einrichtung einer zentralen Fotoablage und Dokumentenablage auf einem kompakten NAS im Büro. Die Monteure laden Fotos jetzt direkt per App hoch. Dokumente werden gescannt und automatisch abgelegt.

3 Ergebnis

Alle Baustellenfotos gehören der Firma, nicht dem Mitarbeiter
Lieferscheine und Aufträge sind in Sekunden auffindbar
Keine privaten Cloud-Dienste mehr im Einsatz
Zeitersparnis bei der Dokumentation: ca. 3 Stunden pro Woche

Kostenvergleich

Cloud-Abo vs. eigene Hardware

Cloud-Lösung

Google Workspace (12 Nutzer) 72 €/Monat
Cloud-Fotospeicher (z. B. Google One) 30 €/Monat
Passwortmanager (12 Nutzer) 48 €/Monat

Monatlich ca. 150 €

Pro Jahr 1.800 €

In 3 Jahren 5.400 €

Und danach zahlst du weiter. Jeden Monat. Für immer.

Self-Hosting

Hardware (NAS oder Mini-PC) ca. 800–1.500 € (einmalig)
Einrichtung & Schulung individuell
Laufende Kosten Strom ca. 5–10 €/Monat
Software kostenlos (Open Source)

Amortisation

Nach ca. 12–18 Monaten

Danach: keine laufenden Lizenzkosten mehr.

FAQ

Häufige Fragen

Brauche ich dafür IT-Kenntnisse?

Nein. Ich richte alles schlüsselfertig ein und schule dein Team. Die tägliche Nutzung ist so einfach wie bei Google Drive – du arbeitest über eine App oder den Browser.

Können meine Monteure die Fotos auch von der Baustelle hochladen?

Ja. Über eine App auf dem Smartphone können Fotos direkt hochgeladen werden – egal wo dein Team gerade arbeitet. Die Fotos werden automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet.

Was kostet das ungefähr?

Die Hardware kostet einmalig zwischen 800 und 1.500 €. Dazu kommen Einrichtung und Schulung. Die Software selbst ist kostenlos (Open Source). Danach fallen nur noch geringe Stromkosten an.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die meisten Systeme sind an einem Arbeitstag einsatzbereit. Ich komme zu dir vor Ort, richte alles ein und schule dein Team.

Lass uns in 15 Minuten klären, wie dein Betrieb von einer eigenen IT-Lösung profitiert.

Kein IT-Deutsch, kein Verkaufsdruck. Ich erkläre dir, was Sinn ergibt – und was nicht.