Architektur- und Ingenieurbüros

Dein wertvollstes Kapital sind deine Pläne – und die liegen auf fremden Servern?

Ich richte eine eigene IT-Infrastruktur für dein Büro ein. Damit CAD-Dateien, Projektfotos und Kundendaten dort bleiben, wo sie hingehören – bei dir.

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Kennst du das?

Typische Herausforderungen

Projektdaten liegen bei Dropbox, Google Drive oder OneDrive – verstreut und unkontrolliert.

Jeder Projektleiter hat seine eigene Ordnerstruktur. Einige Dateien liegen in der Cloud, andere lokal. Bei größeren Projekten weiß niemand, welche Version die aktuelle ist.

CAD-Dateien und Baupläne sind dein Kernkapital – und du hast keine Kontrolle darüber.

Wenn die Dateien bei einem US-Cloud-Anbieter liegen, hast du keinen Einfluss auf Verfügbarkeit, Datenschutz oder Preisgestaltung. Und bei einem Ausfall steht dein ganzes Büro still.

Große Dateien per E-Mail verschicken funktioniert nicht.

CAD-Pläne, 3D-Modelle, hochauflösende Fotos: Die Dateien sind zu groß für E-Mail. Also nutzt das Team WeTransfer, Dropbox-Links oder USB-Sticks. Jeder macht es anders.

Baustellenfotos und Protokolle liegen auf privaten Geräten.

Bei der Baubegehung wird mit dem Privathandy fotografiert. Die Fotos landen in der privaten iCloud oder bei Google. Wenn ein Mitarbeiter geht, sind die Projektfotos weg.

Was du bekommst

Deine IT – auf deiner eigenen Hardware

Ein leistungsfähiges NAS oder ein Mini-Server in deinem Büro. Darauf laufen alle Dienste, die dein Team täglich braucht. Schnell im lokalen Netzwerk, sicher erreichbar von unterwegs.

Zentrale Projektablage mit Versionierung

Alle Dateien an einem Ort. Jeder sieht die aktuelle Version. Ältere Versionen werden automatisch aufbewahrt. Dateien lassen sich sicher über einen Link mit externen Partnern teilen.

(Technisch: Nextcloud)

Projekt-Fotoarchiv

Baustellenfotos, Begehungsdokumentationen, Bestandsaufnahmen: automatisch sortiert nach Projekt, Datum und Standort. Gehören der Firma, nicht dem Mitarbeiter.

(Technisch: Immich)

Großer Dateiaustausch ohne Umwege

CAD-Pläne, 3D-Modelle, PDFs: einfach per Link teilen. Keine Dateigrößen-Limits wie bei E-Mail. Ohne Drittanbieter.

(Technisch: Nextcloud)

Sichere Passwörter fürs Team

Zugänge zu Bauämtern, Plattformen, Kunden-Portalen: alles in einem verschlüsselten Tresor.

(Technisch: Vaultwarden)

Beispiel-Szenario

So sieht das in der Praxis aus

Das folgende Szenario ist ein realistisches Beispiel. Namen und Details wurden anonymisiert.

Architekturbüro in Wiesbaden

5 Mitarbeiter

1 Ausgangslage

Ein Architekturbüro in Wiesbaden mit 5 Mitarbeitern. CAD-Dateien lagen teilweise auf Dropbox, teilweise auf lokalen Rechnern. Bei einem Projekt gab es Verwirrung über die aktuelle Planversion – der Bauherr bekam einen veralteten Plan zugeschickt. Projektfotos lagen auf den Privathandys der Mitarbeiter.

2 Umstellung

Installation eines NAS mit ausreichend Speicherplatz für große Dateien. Einrichtung einer zentralen Cloud-Ablage mit Versionsverwaltung und einer Fotoablage mit automatischer Sortierung. Schulung des Teams in 2 Stunden.

3 Ergebnis

Eine zentrale, verbindliche Ablage für alle Projektdaten
Planversionen sind nachvollziehbar – keine doppelten Dateien mehr
Baustellenfotos gehören dem Büro, nicht dem Privathandy
Dateiaustausch mit Bauherren und Fachplanern per Link – professionell und sicher

Kostenvergleich

Cloud-Abo vs. eigene Hardware

Cloud-Lösung

Dropbox Business (5 Nutzer) 60 €/Monat
Google Workspace / M365 (5 Nutzer) 30 €/Monat
Passwortmanager (5 Nutzer) 20 €/Monat
Extra Speicherplatz für große Dateien 20 €/Monat

Monatlich ca. 130 €

Pro Jahr 1.560 €

In 3 Jahren 4.680 €

Und danach zahlst du weiter. Jeden Monat. Für immer.

Self-Hosting

Hardware (NAS oder Mini-PC) ca. 1.000–2.000 € (einmalig)
Einrichtung & Schulung individuell
Laufende Kosten Strom ca. 8–12 €/Monat
Software kostenlos (Open Source)

Amortisation

Nach ca. 15–24 Monaten

Danach: keine laufenden Lizenzkosten mehr.

FAQ

Häufige Fragen

Reicht die Geschwindigkeit für große CAD-Dateien?

Ja. Im lokalen Netzwerk ist der Zugriff auf ein NAS sogar schneller als auf Cloud-Speicher. Für große Dateien ist das ein echter Vorteil.

Können wir Dateien mit externen Partnern teilen?

Ja. Über Nextcloud kannst du Dateien oder Ordner per Link teilen – mit optionalem Passwortschutz und Ablaufdatum. Wie bei Dropbox, nur auf deinem eigenen Server.

Was passiert, wenn ich von der Baustelle auf Pläne zugreifen muss?

Über einen verschlüsselten VPN-Zugang oder die Nextcloud-App erreichst du alle Projektdaten sicher von unterwegs – auch von der Baustelle.

Wie viel Speicherplatz brauche ich?

Das hängt von deiner Datenmenge ab. NAS-Systeme lassen sich flexibel erweitern. Ich berate dich, welche Konfiguration für dein Büro passt.

Lass uns in 15 Minuten klären, wie dein Büro von einer eigenen IT-Lösung profitiert.

Ich kenne die Anforderungen von Planungsbüros und finde die Lösung, die zu eurer Arbeitsweise passt.